fbpx

Organizacija vremena i rad od kuće

Organizacija vremena, pogotovo kada je rad od kuće u pitanju, jedna je od neophodnijih veština za snalaženje u današnjem ubrzanom načinu života. U godini za nama, postala je izuzetno važan mehanizam i tema o kojoj se dosta piše i priča. 

Šta podrazumeva organizacija vremena? 

Organizacija vremena, upravljanje vremenom ili budžet vremena, spadaju u red mekih veština. Tačnije, veština koje su netehničke prirode i odnose se na to kako obavljamo određenu aktivnost ili kako pristupamo zadacima. Organizacija vremena je specifičan način na koji raspoređujemo naše vreme. Budući da je kompleksna, čine je aktivnosti poput postavljanja ciljeva, postavljanja prioriteta, blokiranje vremena, zakazivanje obaveza, održavanje fokusa i motivacije…

Organizacija vremena postala je jedna od poželjnijih veština. Njenim usavršavanjem ne samo što ćemo imati više vremena za obavljanje ostalih obaveza, već ćemo biti zadovoljniji sobom i svojim postignućima, što će se odraziti i na druge aspekte života – profesionalni razvoj, odnose sa drugima i slično.  

Bilo da ste student, zaposleni koji radi od kuće ili prosto neko ko uživa u radu i učenju na računaru i u online svetu, saveti koji slede će vam olakšati to iskustvo i učiniti ga nešto zanimljivijim i podnošljivijim.

Sredite svoj radni prostor

Iako ne spada direktno u organizaciju vremena, sređivanje radnog prostora može biti učinkovito po pitanju vaše motivacije i spremnosti da prihvatite zadatke i aktivnosti koje su na listi obaveza. Čist i sređen radni prostor mogu uticati povoljno na dobar lični osećaj, a odličan trik za uvek sređen radni sto jeste da svakoga dana odvojite pet do deset minuta i složite olovke, kablove, papire, mejlove ili datoteke.

Dobro je početi sa uklanjanjem otpadaka (maramica, praznih ambalaža, potrošenih papirića) i nepotrebnog posuđa (šolje kafe, čaja, vode…), a potom preći na pakovanje kablova (od telefona, laptopa). Sto već deluje urednije! Papiri rasuti po stolu takođe mogu praviti problem kada se treba brzo organizovati i nešto pronaći, pa je dobro sortirati ih po određenim kategorijama: pregledati kasnije, prošao rok, računi, izveštaji… Ukoliko ostane vremena, dobro je pregledati i mejlove i obrisati ili arhivirati one koji više nisu važeći.

Deset minuta u toku dana ne oduzima previše vremena, a uvek ćete znati gde se šta nalazi i dodatno uštedeti vreme.

organizacija vremena

Postavite prioritete

Prioriteti su pola (mentalnog) zdravlja, a dobro postavljeni prioriteti čine 70% urađenog posla. Pružaju nam smernice gde se treba kretati, ka čemu treba usmeriti energiju, vreme, novac i sve one druge nama značajne resurse.

Koristan alat za postavljanje prioriteta je tehnika Hitno-bitno. Ova tehnika se često upotrebljava u korporacijskim krugovima, ali se može uspešno koristiti i na svakodnevnom nivou. Prvi korak jeste napraviti listu obaveza za određeni vremenski period (dan, nedelja, mesec). Papir, potom, podeliti dvema linijama na četiri kvadranta.

U gornje levo polje se upisuju obaveze koje su hitne i bitne, poput kratkih rokova, seminarskih radova, bitnih sastanaka i slično – sve one aktivnosti koje, ukoliko se ne obave, nose sa sobom određene posledice.

U gornje desno polje upisujemo obaveze koje su bitne, ali nisu hitne, poput rada na sebi, učenja jezika, odlaska na trening ili čitanja knjige – obaveze koje nemaju negativne posledice ukoliko se ne ispune, ali njihovo ispunjavanje može dovesti do nekih i te kako poželjnih efekata.

U donje levo polje upisujemo obaveze koje su hitne, ali nisu bitne, te tu spada odgovaranje na mejlove, sezonska kupovina garderobe, pranje automobila – obaveze koje nam guše raspored i koje treba delegirati ukoliko je moguće ili obaviti odmah nakon prve kategorije kako nam ne bi trošile vreme.

U donje desno polje upisujemo obaveze koje nisu ni hitne, a ni bitne, poput čitanja horoskopa na online portalima, gledanja serije i slično – obaveze koje nam neće pomoći da ostvarimo ciljeve, često nam troše vreme, a po svojoj prioritetnosti dolaze nakon prethodne tri kategorije.

Mogućnosti su različite, upotreba jednostavna, rezultati učinkoviti, a prednost ove tehnike je to što je svako može prilagoditi svojim potrebama. Korisne aplikacije koje se baziraju na ovoj matrici jesu Focus Matrix i Ike.

organizacija vremena

Organizujte svoje vreme po blokovima

Blokiranje vremena je korisna i široko primenjivana tehnika za upravljanje vremenom, a postupak koji stoji iza ove tehnike je veoma jednostavan: aktivnosti treba grupisati u određene vremenske blokove i, tokom tog perioda, posvetiti se samo njima.

Blokovi mogu biti različitog trajanja i mogu se nadovezivati jedan na drugi i tako činiti dnevni raspored obaveza. Na taj način ćemo, na primer, imati odvojeno vreme u toku dana kada proveravamo mejlove, čitamo, učimo novi jezik ili slušamo predavanja. Ova tehnika smanjuje verovatnoću da ćemo odlagati obaveze ili se izgubiti u istima kada ih bude mnogo.

Pravite redovne pauze

U svakoj aktivnosti je poželjno pronaći balans, pa učenje ili rad nisu izuzetak. Previše kontinuiranog rada bez dovoljno pauza može nas dovesti do pregorevanja ili burnout-a, pa ne treba da nas čudi što nailazimo na ekspanziju različitih načina na koje možemo da organizujemo naše vreme tokom učenja ili rada. 

Najpoznatiji od tih načina je Pomodoro tehnika. Glavna ideja ove tehnike jeste fokusiran rad na nekoj aktivnosti koji traje određeno vreme, nakon čega sledi pauza. Predloženo trajanje fokusiranog rada je dvadeset i pet minuta, međutim, velikom broju ljudi je ovo vreme prekratko, pa fokusiran rad može trajati i četrdeset pet do šezdeset minuta. Nakon kontinuiranog rada sledi pauza od pet ili deset minuta, u zavisnosti od trajanja rada. Tokom pauze savetuje se da se ustane od stola i kratko prošeta kako bismo se sklonili iz radnog okruženja. Četiri ovakve kombinacije završavaju se većom pauzom, od petnaest do trideset minuta, čime se kompletira jedan pomodoro ciklus.

Ova tehnika je korisna ukoliko previše vremena provodite učeći ili radeći, a dodatno olakšanje možete pronaći u vidu aplikacija, poput Glan, Focus To-Do, Pomodor ili Pomotodo, koje funkcionišu poput alarma i automatski obaveštavaju kada je vreme za rad, a kada se pravi pauza.

pomodoro

Držite se proverenih rutina ili navika

Proverene rutine ili navike koje vrše posao su odličan mehanizam za uštedu vremena. Rutine čine niz ustaljenih navika koje obavljamo gotovo svakoga dana. Dobro organizovana rutina je ona rutina koja nam donosi najbolje rezultate, bilo da je reč o jutarnjoj/večernjoj rutini, rutini planiranja nedelje ili meseca ili rutini započinjanja radnog dana. Dobra rutina će nam uštedeti vreme i mentalno nas pripremiti za učenje ili rad koji nam predstoji. 

Ukoliko nemate ustaljenu rutinu, i to je u redu. Nikada nije kasno krenuti sa rutinskim obavljanjem određenih aktivnosti u toku dana ukoliko će nam to sačuvati vreme za neke druge aktivnosti. Dobar početak prilikom kreiranja sopstvene rutine jeste uviđanje toga gde se sada nalazimo, kakve su nam navike, kada ustajemo/idemo na spavanje, kada i kako se hranimo, a potom možemo da uvidimo kakva bi to bila idealna rutina, kada bismo ustajali/išli na spavanje, kada i kako bismo se hranili, šta bismo voleli da postignemo. Reflektovanje nad sobom i sopstvenim navikama će povoljno uticati na našu motivaciju, a upoređivanjem sadašnjeg stanja sa željenim će nam omogućiti da uvidimo šta je to što treba da menjamo. Jednom kada to osvestimo, preduzimanje koraka za ostvarivanje idealne rutine je najlakši posao. 

Koji god od ovih saveta da krenete da primenjujete, sa organizacijom vremena je princip veoma jednostavan – ukoliko niste strpljivi i ne usavršavate svoje organizacione sposobnosti svakodnevno, nažalost, neće vam koristiti svojim punim potencijalom. Uvođenje produktivnih navika je kompleksan proces budući da uključuje angažovanje na više nivoa, stoga može trajati mesecima i godinama. Za dugoročne efekte organizovanja vremena je potrebno dosta strpljenja, jer ih primećujemo tek nakon određenog perioda. Ono što su dobre vesti jeste da nikada nije kasno početi sa planiranjem i organizovanjem vremena, zato je najbitnije početi. I počnite, već danas.

Podeli:
Default image
Kristina Živković

Kristina je studentkinja andragogije i edukator iz oblasti mekih veština. U svoje slobodno vreme pravi poklone od drveta, slika, kuva, gleda serije i piše. Pandemijsku situaciju je iskoristila udomivši dve mačke i pokrenuvši instagram profil sa savetima na temu zdravog pristupa i razumevanja organizacije vremena.