Aplikacije za organizaciju vremena

Digitalno planiranje polako postaje novi trend organizacije vremena i deli svet u dva tabora – na one koji maksimalno koriste sve benefite digitalnih planera i aplikacija, i na one koji i dalje uživaju u tradicionalnom, papir-olovka sistemu planiranja. U ovom tekstu ćemo se više upoznati sa digitalnim planiranjem i sa promenama koje nam donose aplikacije za organizaciju vremena.

Digitalno planiranje

Digitalno planiranje i organizacija vremena podrazumevaju pohranjivanje informacija korišćenjem elektronskih medija. Filozofija organizacije putem digitalnog medija je ista kao i putem analognog – cilj nam je da organizujemo svoje obaveze i time poboljšamo svoju produktivnost i ostvarimo krajnje ciljeve koje imamo.

Digitalno planiranje se manifestuje kroz različite oblike, pa se javljaju i pravi digitalni planeri u PDF formi, koji u najvećoj meri podsećaju na pisane planere i rokovnike i koriste se na tabletima i mobilnim telefonima, i različite aplikacije, koje su sve popularnije i sve ih ima više na tržištu. 

Odabrati adekvatne aplikacije za organizaciju vremena i poboljšanje produktivnosti često predstavlja izazovan posao, ali dobre aplikacije mogu uštedeti mnogo vremena i olakšati posao svima, a posebno onima kojima je rad vezan za računar.

Aplikacije za organizaciju vremena: Predlozi

Aplikacije za organizaciju vremena i poboljšanje produktivnosti ima bezbroj, a ekspanzija i dalje traje. Najveći broj aplikacija predstavlja varijacije kalendara, lista obaveza, merača vremena, praćenja navika i slično, pa je malo verovatno da ćemo napraviti grešku ukoliko znamo šta nam je potrebno i u čemu želimo da nam aplikacija olakša i pomogne.

Aplikacije na bazi kalendara

Možda najpoznatija aplikacija za digitalnu organizaciju vremena jeste kalendar. To može da bude i običan kalendar na telefonu ili računaru, ali možda najpouzdanija opcija je Google Calendar. Njegova najveća prednost je to što omogućava sinhronizaciju podataka kroz sve uređaje preko imejl adrese, pa nećemo doći u situaciju da nekim podacima ne možemo da pristupimo ili da nam se zagube onda kada nam je to najpotrebnije. 

Odličan je za blokiranje vremena, tehniku kojom odvajamo veći period vremena za bavljenje jednom konkretnom stvari. Postoji i mogućnost povezivanja sa drugim aplikacijama (Zoom, Asana, Trello…), tako da se sve nalazi na jednom mestu, što izuzetno olakšava brz pristup informacijama i omogućava višestruku uštedu vremena i energije. 

Bilo koja druga aplikacija na bazi kalendara može vršiti posao (poput Any.Do ili DigiCal), ali se sinhronizacija, pristupačnost i povezanost sa drugim aplikacijama dovode u pitanje.

Aplikacije na bazi to – do listi

Još jedna odlična aplikacija za poboljšanje produktivnosti dolazi od Gugla. Reč je o aplikaciji za organizaciju obaveza, poput to – do listi, Google Tasks. Veoma je jednostavna za korišćenje, a često je možemo pronaći i u okviru Google Calendara. 

Poput kalendara, i Tasks se ažurira i sinhronizuje kroz sve uređaje, a svaka isplanirana obaveza se automatski dodaje u kalendar, što za rezultat ima celovit prikaz svih obaveza na jednom mestu. Druge aplikacije na bazi to – do listi koje su veoma učinkovite jesu ToDoist, Remember the Milk i Things, s time što treba imati u vidu da svaka od njih ima zaseban prostor i način funkcionisanja.

Aplikacije za projektni menadžment / rad sa timovima

Brojne aplikacije koje umnogome olakšavaju rad od kuće i svakodnevnu komunikaciju sa kolegama su dobile na važnosti tokom perioda pandemije. Biti u toku sa svim idejama i projektima, ali istovremeno pratiti rad drugih i uskladiti sopstveni sa njima je izazov na koji je teško odgovoriti, međutim, zahvaljujući aplikacijama poput Asane, Trella ili Slack-a, komunikacija i organizacija nikada nisu bile lakše. 

Ušteda vremena je u tome što ove aplikacije funkcionišu poput virtuelne plutane table na kojoj se nalaze sve informacije koje su nam potrebne, a tiču se jednog konkretnog projekta ili ideje (na primer, razvoj novog proizvoda ili renoviranje kuhinje). Aplikacije ovog tipa se mogu koristiti i na poslovnom, ali i na ličnom planu.

Aplikacije za lični razvoj i produktivnost

Iako ne omogućavaju direktnu organizaciju vremena kao što to rade aplikacije na bazi kalendara, aplikacije vezane za lični rast i razvoj mogu itekako da uštede mnogo vremena i pomognu nam da bolje razumemo sopstvene navike i životni ritam i time poboljšamo svoju produktivnost. 

Prva u redu je Forest, možda najbolja aplikacija na tržištu za poboljšanje fokusa i smanjeno multitaskovanja (rad više stvari u isto vreme, bez da se ijednoj posvetimo u potpunosti). Radi na principu pomodoro tehnike, a odgovornost se zasniva na drvcetu koje može da ugine ukoliko ne ispunimo zadato vreme. Možda najveću motivaciju čini mogućnost da, nakon sakupljenog broja novčića (vrednih samo u aplikaciji) i vremena provedenog u aplikaciji, možemo da zasadimo pravo drvo i time doprinesemo očuvanju planete i smanjenju karbonskog otiska.

Odlična aplikacija je i MindNode, aplikacija za pravljenje mapi uma i brainstorming, koja podstiče razvoj kreativnosti i stvaralački duh. Aplikacije poput Habitify mogu biti korisne kada želimo da uspostavimo dobre i zdrave navike, posebno jer nas svakodnevno podsećaju i obaveštavaju o napretku. 

Sve ove aplikacije treba imati u vidu, jer mogu da nam olakšaju svakodnevni život, ali i da pospeše neke aspekte na koje, do tada, možda, nismo obraćali pažnju. Ipak, preterana upotreba svih aplikacija može da dovede do kontraefekta, pa treba pažljivo promisliti koje aplikacije nam zaista vrše posao, a koje nam daju lažan osećaj produktivnosti ili izazivaju grižu savesti.

Prednost u odnosu na analogno planiranje

Sinhronizacija podataka i brz i jednostavan pristup informacijama koje su nam potrebne jeste glavna prednost digitalnog planiranja. Sve informacije koje su nam potrebne se nalaze na dohvat ruke i možemo im pristupiti u bilo kom trenutku, nezavisno od vremena ili prostora. Time informacije dobijaju na svojoj univerzalnosti i gotovo neograničenom roku trajanja, budući da su pohranjene negde daleko od našeg kruga uticaja.

Loša strana digitalnog planiranja je i možda najveći izazov sa kojima se ljudska vrsta susreće – digitalizacija i njene granice. Dostupnost informacija u svakom trenutku zaista jeste prednost, ali to važi i u drugom smeru – dostupni smo u svakom trenutku svima, postajemo opterećeni produktivnošću i radom pod teretom kapitalizma, a ekspanzija softvera za organizaciju to i potvrđuje. 

Zbog toga ne treba da se zalećemo, već da pažljivo izmerimo koje delove života želimo da organizujemo i na koji način, a da aplikacije koje koristimo budu tu kao instrument koji će nam olakšati čitav proces organizacije i pomoći nam da te aspekte života dovedemo u red.

Nezavisno od toga za koji način planiranja se odlučimo, važno je da na umu imamo sledeće – planiranje treba da služi nama i treba da nam olakša svakodnevni život, a ne da nam predstavlja dodatni izazov sa kojim treba da se suočimo na dnevnom nivou. I digitalno i analogno planiranje imaju svojih prednosti i mana, a na nama je da od oba izvučemo najbolje i napravimo kombinaciju za sebe – onu kombinaciju koja će nam pomoći da postignemo sve obaveze za kratko vreme i bez muke.